Webinar Expensya x Klara
La crise sanitaire est venue remettre en cause tous les modes de fonctionnement existant jusqu’alors quant à la gestion des collaborateurs en entreprise, qui étaient particulièrement configurés pour convenir à un travail en présentiel. Les équipes RH ont donc travaillé sur des sujets variés, tels que la réorganisation des modes de travail, pour s’adapter aux contraintes imposées par le confinement.
Si chaque entreprise a sa manière de fonctionner et s’il n’y a pas de solution miracle, partager avec ses consœurs et confrères est essentiel et nous avons pu échanger avec Emna Abdellah, DRH de Expensya, sur la nouvelle organisation dans son entreprise et sur sa manière d’organiser ses échanges collaborateurs pendant la crise sanitaire.
L’organisation des collaborateurs, un sujet de CULTURE dans l’ère du temps
Depuis la fin du 20e siècle, la mondialisation a permis à de nombreuses entreprises de s’étendre à travers le monde et de s’y développer. Parmi elles, Expensya a su profiter des possibilités offertes par ce phénomène pour structurer d’emblée son organisation.
En effet, l’entreprise, née en 2015, possède déjà des équipes en France, Allemagne et Tunisie, exploitant ainsi pleinement l’essor du commerce international.
Toutefois, en mars 2020, l’internationalisation des équipes a posé problème en accentuant l’isolement des collaborateurs, qui évoluent souvent au sein d’équipes de taille limitée.
Les équipes RH d’Expensya ont donc été chargées de traiter ces difficultés, en optant pour une approche en deux temps. Après avoir observé ce qu’il se passait, elles ont mis en place les ressorts afin d’agir dans le sens des collaborateurs pour les aider au maximum, en fonction de ce qui avait été observé en amont.
Lors de la phase d’observation deux types de réaction face à l’isolement de la part des collaborateurs ont été notés :
– Premièrement, les développeurs ont réussi à reconstituer assez facilement leur environnement de travail et n’ont pas noté de grand changement dans leur quotidien.
– Deuxièmement, les équipes Sales et Support ont eu besoin de davantage d’accompagnement. En effet, ce type d’équipes n’a pas l’habitude d’être coupé du contact humain et il a donc fallu recréer un environnement propice à leur épanouissement.
Les Ressources humaines, un rôle au cœur de la gestion du confinement
Pour accompagner les collaborateurs en difficulté, les équipes RH se sont mobilisées afin de répondre au mieux aux attentes suscitées par ce contexte incertain.
Elles ont dû gérer la distance entre les collaborateurs, organiser le retour du présentiel sans réelle visibilité, tout en prenant en compte la gestion du coronavirus dans chaque pays, avec la mise en place d’un protocole sanitaire strict pour les collaborateurs contaminés.
Chez Expensya, Emna s’est appuyée sur les managers car les équipes RH ne pouvaient pas garder le contact avec chacun des collaborateurs, à l’échelle individuelle. Les managers ont donc agi comme des relais ce qui a contribué au renforcement de la culture d’entreprise.
De plus, l’entreprise ne s’est pas arrêtée de tourner, il a donc fallu continuer à recruter et à suivre l’arrivée des nouveaux collaborateurs. Il a donc fallu formaliser ces processus, en concertation avec les managers, pour les simplifier et ne pas perdre temps inutilement. Des outils ont été mis en place à ce titre, comme AirCall qui a été implanté pour digitaliser les appels téléphoniques et récupérer de la data.
Un suivi tout particulier des managers a aussi été processé afin de faciliter la transition entre le télétravail et le présentiel, avec notamment un accent mis sur la gestion du temps de travail pour garder un bon équilibre vie professionnelle/vie personnelle.
La CULTURE au cœur du changement
Chez Expensya, l’accompagnement auprès des managers s’est concrétisé dans l’entreprise principalement par des sessions internes de formation en management pour les aider à gérer leurs équipes pendant la crise sanitaire.
Des lectures disponibles en ligne ont également été mises à disposition par les RH pour les informer et les aider dans l’accompagnement de leurs équipes.
Par ailleurs, il a fallu veiller à ce que les collaborateurs aient le nécessaire pour travailler à domicile et pour faire attention à ce que leur équilibre de vie soit respecté afin de prévenir l’arrivée de difficultés et de problèmes psychosociaux.
Le rôle du manager a ainsi évolué. Le manager a perdu un sens qu’on considérait comme indispensable à un bon management : la vue de ses équipes. Mais paradoxalement, il s’est retrouvé avec un rôle RH renforcé.
Avec des changements aussi importants et aussi radicaux, il a fallu faire attention à ne pas entacher la culture d’entreprise. En effet, l’engagement collaborateurs reste un sujet clés avec le télétravail.
Chez Expensya, pour garder une culture cohérente, des cadeaux de fin d’année et des cadeaux de Noël ont été envoyés directement aux collaborateurs afin de montrer l’engagement de l’entreprise à leur côté.
Même si les collaborateurs ne sont pas forcément dans le même pays, il est essentiel que les équipes restent soudées. C’est pourquoi des temps d’échanges sont organisés par les managers afin que les équipes puissent vivre la période plus sereinement. Des activités de team building comme des « off siteoff-site manager »,qui sont des temps d’échanges avec les managers en face to face, pour avoir des discussions, des temps de réflexion sur des sujets en dehors du lieu de travail, et des petits-déjeuners sont également mis à l’ordre du jour afin de renforcer l’engagement.
Le but est de diffuser le même niveau de connaissances quant à l’entreprise à tous les collaborateurs et de leur demander, à chacun, le même investissement.
Bien évidemment, pour accompagner les collaborateurs, il a fallu également mettre en place des outils qui permettent de faciliter le travail à distance.
Des outils ? OUI ! Des outils qui dénaturent la culture d’entreprise ? NON !
Si les outils apportent des atouts indéniables, la volonté de les introduire dans une démarche d’amélioration des performances collaborateurs ne doit pas empêcher de garder le côté humain.
Parmi ces outils, conçus pour optimiser les tâches en entreprise, certains se sont avérés plus performants que d’anciennes méthodes utilisées précédemment. Par exemple, chez Expensya, un outil a été mis en place afin d’améliorer l’onboarding des collaborateurs. Les effets ont été sans appel puisqu’il y a eu un taux de réponses plus important en virtuel que sur un onboarding en présentiel avec un taux de satisfaction identique.
Lors de l’usage de nouveaux outils, il faut bien intégrer qu’utiliser des outils doit permettre de gagner du temps, mais que le temps gagné doit être réinvesti pour créer de la valeur ajoutée. Klara s’inscrit dans cette lignée : faire gagner du temps sur les process de TalentManagement, tout en générant de la valeur par et pour vos collaborateurs.
KLARA, un outil polyvalent du talent management
Si l’on s’en fie à l’expérience d’Emna, la mise en place de Klara pour le Talent Management a permis à Expensya d’avoir une connaissance fine et précise de ce que les talents savent faire. Il est donc plus facile pour elle de comprendre ses talents et de réussir à les retenir au sein de l’entreprise, dans une démarche de fidélisation, au cœur des problématiques actuelles. Dans cette optique, il est notamment essentiel d’avoir une idée précise des chemins de carrières possibles pour les collaborateurs pour pouvoir réussir à les faire bouger en interne dans l’organisation sur un même site ou à l’étranger. L’outil permet d’avoir une vision globale et d’attribuer par la suite des postes qui conviennent aux envies et aux capacités des collaborateurs.
Klara a donc été choisi chez Expensya pour recueillir les besoins des collaborateurs en termes de compétences et pour définir les softskills et les hard-skills déjà maîtrisées par les équipes et les talents.
Si quelqu’un quitte son poste, il est possible grâce à la fiche de poste qui le concerne de le repositionner dans l’entreprise car on dispose d’une idée précise de ses compétences et des compétences nécessaires pour les postes vacants ou à pourvoir. Il y a donc la possibilité de faire le matching entre le poste et le collaborateur.
Continuer de faire ce travail de fourmi sur le suivi sous format papier crayon (Word ou Excel) n’est pas tenable, ni efficace, dans une entreprise en croissance ou dotée d’expertises fortes. L’utilisation d’outils performants permet donc d’exploiter les données collectées et décentraliser ce type de process.
Un FUTURE OF WORK basé sur le nomadisme ?
Les outils de digitalisation des processus en entreprise permettent de faciliter la gestion de la distance. Grâce à eux, le nomadisme s’est peu à peu ancré dans les nouvelles pratiques des entreprises, ce qui donne lieu à des réflexions importantes, notamment dans le cas d’Emna, au regard de la configuration d’Expensya.
En effet, le nomadisme a été abordé bien avant la crise sanitaire chez Expensya. Celui-ci a été encouragé en partant du principe qu’un collaborateur sera plus performant dans un environnement qu’il comprend et qu’il connaît. C’est pourquoi Expensya est convaincu qu’un commercial natif d’un pays doit agir dans son propre pays pour être le plus efficace, quel que soit son périmètre d’action.
Cela résout aussi la problématique de compétences des personnes recrutées. Il n’y a plus de limite de territoire puisque les talents peuvent être ‘’chassés’’ partout dans le monde. Le seul critère est désormais celui de la compétence, et non celui de la localisation.
Le but n’est pas de baisser la barre d’exigence et de trouver absolument quelqu’un qui match avec l’entreprise mais d’aller la chercher là où elle est dans le monde et de prendre quelqu’un qui correspond à l’entreprise.
Par exemple si l’entreprise a besoin d’un expert en technologie et que la personne idéale en compétences est basée à Londres, il faut que l’entreprise soit capable de la recruter et de l’installer à Londres, si tel est le désir du collaborateur en question.
L’objectif est ainsi de recruter les talents là où ils sont. Il y a des personnes sur place qui travaillent pour des marchés étrangers. D’après Emna, si les collaborateurs ont les bons outils et les bonnes compétences, les objectifs fixés auront toute leur chance d’être atteints. C’est ainsi que le sujet de l’effacement des barrières géographique permet d’élargir le cercle des talents potentiels, faisant une nouvelle fois écho aux perspectives offertes par l’avènement de la mondialisation.
C’est un nouveau mode de fonctionnement qui risque d’être adopté à travers le monde. Mais il faut quand même faire attention à garder la culture et l’ADN de l’entreprise.
Si c’est une chance de pouvoir faire son business où l’on veut, il faut veiller à conserver un esprit d’entreprise exportable, par-delà les frontières et les différences culturelles. En organisant des bases communes dans l’entreprise comme le fait de parler anglais, cela permet un bon fonctionnement global de l’entreprise.
Beaucoup d’initiatives ont été testées par les équipes RH suite aux (re)confinements et cela a permis aux entreprises de voir ce qui fonctionne et ce qui doit être corrigé pour un future of work adapté aux entreprises et aux collaborateurs.