Vous aimeriez savoir si vos projets ou formations suivent la bonne directive ? L'utilisation d'indicateurs d'évaluation fiables est cruciale pour mesurer l'efficacité d'un projet. Pour éviter l'échec, il est essentiel d'intégrer des indicateurs de suivi rigoureux. Sans ces mesures, vous risquez de gérer votre projet sans visibilité claire, entrainant frustration, perte de temps, de ressources et potentiellement la confiance des parties prenantes. Souvent, par manque de temps, de ressources, de compétences en gestion de projet, ou par simple négligence, de nombreux projets sont lancés sans des indicateurs de suivi adéquats. Cet article offre des conseils précieux, des exemples et des outils pour sélectionner les indicateurs d'évaluation les plus pertinents, dans le but d'optimiser l'efficacité de vos projets.
Que sont les indicateurs d’évaluation de projet ?
Un indicateur d’évaluation, aussi appelé indicateur clé de performance ou Key Performance Indicators (KPI), est un outil indispensable pour mesurer l’efficacité d’un projet ou pour assurer le suivi de formation. Il fournit une mesure concrète des performances pour permettre au gestionnaire de projet de prendre de meilleures décisions.
Autrement dit, il faut comprendre que les indicateurs de suivi permettent de mesurer la pertinence d’un projet, c’est aussi une excellente façon d’évaluer une formation. Les indicateurs d’évaluation sont des outils utiles qui mesurent et suivent les progrès réalisés par rapport aux objectifs établis. Ils détectent aussi les possibles écarts pour que vous puissiez prendre des décisions plus éclairées. Par exemple, si vous voulez lancer une formation impactante en entreprise, les indicateurs de suivi vont assurer la réussite du projet.
Quels sont les différents types d’indicateurs d’évaluation ?
Même s’il existe de nombreux types d’indicateurs, et qu’ils doivent convenir à votre secteur professionnel, votre entreprise et votre projet, ils peuvent généralement être rassemblés en 4 grandes catégories :
• les indicateurs de coût : ils servent à vérifier que le projet ne dépasse pas le budget fixé. Ils sont donc essentiels pour garantir la rentabilité du projet mais aussi la santé financière de la structure ;
• les indicateurs de délai : ces indicateurs permettent de savoir si le projet est bien réalisé dans les délais prévus. Le respect des échéances établies est généralement aussi important que la qualité des services fournis ;
• les indicateurs de qualité : ils permettent d’évaluer que le travail réalisé est bien conforme par rapport aux exigences établies. Il est essentiel de mesurer la qualité grâce à ces indicateurs pour avoir un reflet direct de la valeur du projet ;
• les indicateurs d’efficacité : les indicateurs vont mesurer si l’utilisation des différentes ressources (financières, humaines, temporelles, etc) est optimale ou non.
Comment bien définir les indicateurs d’évaluation ?
Pour définir des indicateurs d’évaluation pertinents, qui évaluent les progrès et identifient les écarts liés aux objectifs, vous pouvez suivre les principes ci-dessous :
• réalisables : il faut fixer des objectifs réalistes ;
• connectés : il faut s’assurer que tous les indicateurs sont bien liés à un objectif précis du projet ;
• quantifiables : il faut mettre en place des indicateurs qui peuvent être mesurés ;
• définis : les indicateurs doivent présenter une échéance établie, ils doivent être temporels pour mettre en place un suivi pertinent ;
• simples : il faut créer des indicateurs compréhensibles, clairs et transparents pour tous les collaborateurs ;
• basés sur la prise de décision : il faut sélectionner des indicateurs qui vont simplifier la prise de décision ;
• sur-mesure : les indicateurs doivent être personnalisés pour répondre aux besoins du projet et des collaborateurs.
Pour déterminer des indicateurs d’évaluation efficaces, vous pouvez vous appuyer sur une solution personnalisée pour la formation par exemple.
Comment analyser la performance d’un projet ?
Pour mesurer la performance d’un projet, vous pouvez concevoir un tableau de bord qui facilitera le suivi de l’efficacité des actions menées. Cela fonctionne un peu comme le livret de formation pour l’évaluation et le suivi d’une formation. Dans le cas où vous fonctionnez en mode portefeuille projets, un logiciel de gestion de portefeuille projets peut vous aider. Il faut tout de même préciser que la conception d’un tableau de performance de projet demande une organisation préalable. En effet, il faut choisir des indicateurs adaptés, collecter des données régulièrement, analyser les résultats et communiquer de façon efficace avec toutes les parties concernées.
Avant de créer un tableau de bord de performance, il faut se poser différentes questions au sujet de sa finalité. Quels sont les collaborateurs concernés par le tableau ? Sera-t-il utilisé pour réaliser un suivi opérationnel ou un suivi stratégique ? Quels sont les indicateurs d’évaluation utiles ? Comment évaluer le retour sur investissement ? Comment partager les résultats ? Ci-dessous, nous allons vous donner plusieurs conseils pour concevoir votre tableau de bord.
Définir les parties concernées
Il est crucial d’anticiper la communication des résultats dès le départ. En effet, un tableau de bord de performance est surtout un outil qui rend l’analyse et la communication des résultats plus faciles.
Établir les objectifs de performance
Nous vous recommandons d’identifier les objectifs que vous voulez analyser pour mesurer la performance du projet. Bien souvent, les critères d’évaluation sont basés sur les coûts, les délais, le rendement et la qualité. Par la suite, on peut définir les pourcentages d’achèvement et d’écart avec les objectifs fixés.
Définir les cibles
Pour chaque indicateur, mesurez la situation au début du projet, puis celle que vous attendez à la fin du projet. Les valeurs obtenues vous permettront de mettre en place des critères de réussite. Ainsi, vous pourrez mesurer si les résultats du projet sont bien conformes aux exigences, ou si au contraire, vous devez mettre en place des mesures correctives.
Organiser les données
Pour une gestion efficace des indicateurs d'évaluation, il est recommandé de créer un tableau de bord. Ce tableau devrait mettre en évidence chaque indicateur, permettant ainsi un remplissage systématique avec des données concrètes. Il est judicieux d'intégrer des formules calculatoires pour évaluer les écarts par rapport aux objectifs préalablement définis. Cette démarche assure une analyse précise et facilitée des performances.
Communiquer les résultats
L'étape finale implique la transformation des données recueillies en représentations visuelles, telles que des graphiques. Ce processus vise à communiquer de manière efficace les résultats aux parties prenantes du projet. Il est essentiel que ces données soient présentées de manière claire et intelligible, garantissant ainsi une compréhension optimale et une prise de décision éclairée.
